Interní audit důležitá zpětná vazba
Interní audit by měl být klíčovou součástí každého systému managementu. Měl by poskytovat nezávislou zpětnou vazbu vedení o efektivnosti a účinnosti procesů ve vztahu k zamýšleným výsledkům a požadavkům. Efektivnost auditu je ovlivňována výběrem vzorků. Zde hraje interní auditor významnou roli. Odběr vzorků souvisí se zkušeností auditora, jeho přístupem k systému managementu a prioritám. Dobrý auditor dokáže v rámci vzorkování vyvážit množství odběru vzorků se souvisejícími riziky, která jsou spjata s realizací opatření potřebných pro dosažení zamýšlených výsledků a plnění požadavků klíčových zákazníků.
Přístup interního auditora
Pečlivost auditora je důležitá, ale to neznamená, že by se z něj měl stát auditor „pedant“. Zaměření se na drobná zjištění nebo vyžadování nerelevantních požadavků (normy, někdy i zákazníků), které jsou nad rámec toho, co lze v provozních podmínkách organizace rozumně aplikovat a nesouvisí se záměry organizace, poslouží pouze k podráždění auditovaného.
Auditor musí být důkladný, a tudíž bere na zřetel i ostatní požadavky, ale přitom musí být flexibilní a jeho výběr vzorků by měl být vyvážený. Aby všichni účastníci auditu skutečně vnímali přidanou hodnotu auditu je důležité nepodcenit přípravu na audit. Interní auditor má tu výhodu, že má k dispozici interní data, která může při přípravě auditu zohlednit. Při svých školeních kladu důraz na auditování odzadu. To znamená, že interní auditor by měl začít tím nejdůležitějším a to jsou dosažené výsledky daného auditovaného procesu/pracoviště. Nesmí se ale zapomenout i na zprostředkované související výsledky a vhodně si odvodit další souvislosti (např. vliv proces/pracoviště na zákaznické reklamace, atd.). Na základě výsledků a trendů by se měl auditor zaměřit, jak se s daty pracuje. Došlo k poučení se. Byla včas přijata relevantní opatření.
Interní audity a lidský faktor
Dobrý auditor se dokáže vcítit do role auditovaného a snaží se auditovat tak, jak by sám chtěl být auditovaný. Lidé chtějí ve své práci vidět smysluplnost a uznání. Na tento faktor nesmí interní auditor nikdy zapomenout. Pro efektivní průběh auditu je dobré se lidí ptát, jak výsledků dosáhly, co pro to museli podstoupit a hlavně neopomenout ocenění jejich snažení. Auditovaní s vámi budou více spolupracovat, pokud budou na druhé straně cítit také člověka, který se zajímá o důležité výsledky jejich práce a ne jen o to, zda byli seznámeni s dokumentací, kde se podepsali, atd.
Více se dozvíte na našem školení určeném pro doškolení interních auditorů, kde se mimo jiné auditoři naučí definovat priority vs. rizika, zlepší se v posuzování souvislostí a naučí se tvořit výstupy z auditu s přidanou hodnotou, aby se zlepšila motivace vedení pro podporu auditních procesu a přijímání relevantních opatření.
Ing. Zdeněk Kobert, MBA
Lead Auditor IRCA, No 01183603
