Procesní řízení – stručné shrnutí zkušenosti
Vliv ISO 9001
S aplikací procesního řízení se takřka „roztrhl pytel“ po roce 2000 s příchodem velké revize normy ISO 9001:2000. Všechny aktivity se začaly nazývat jako proces a začalo doslova procesní šílenství. Jehož podstata spočívala v kombinaci navyklého přístupu k aplikaci požadavků normy ISO 9001 s procesním požadavkem revidované normy. Vznikaly absurdní procesní schémata a procesní tabulky, která byla kopiemi struktury normy ISO 9001 a to bez ohledu na obor působení firmy či její velikost.
Není potřeba ani dále více rozebírat, že efektivnost takového procesního řízení se blíží nule. Naopak vyplňování procesních tabulek se stalo zdrojem plýtvání, protože stávající přístup pouze oskenoval současný stav, ale nedokázal podpořit rozvoj vzájemných vazeb mezi procesy. Za čas byly tabulky již neaktuální a jejich údržba vyžadovala nemalé úsilí. O uživatelské přívětivosti a o jejich praktickém používání nemůže být vůbec řeč.
Vliv štíhlé výroby
S rozvojem celosvětového povědomí o štíhlé výrobě se rozvíjel další směr v aplikacích procesního přístupu. Firmy se více soustředily na hodnotové toky, aby objednávka od zákazníka přešla přes procesy v podniku co nejrychleji při dodržení předepsaných standardů a při minimálních nákladech. Podnikové procesy byly více navzájem propojovány do toků, což umožňuje lepší chápaní návazností včetně souvisejících rizik (zejména na rozhraních mezi procesy). Klíčovou snahou bylo odhalovat a odstraňovat plýtvání, které se v procesech a v jejich rozhraních a vzájemném působení může vyskytovat.
Aplikace procesního řízení v rámci štíhlé výroby mělo velmi pozitivní vliv na dobře aplikované procesy související s plánováním, realizace a dodáváním produktu. Ale občas jsou firmy zaskočeny vyvolanými externími změnami, a ne vždy dokáží adekvátně zareagovat. Firmy ve svých procesních strukturách ne vždy relevantně řeší ostatní procesy, které nejsou zcela viditelně propojeny s výrobou. Tento stav snižuje pružnost organizací a může být zdrojem tzv. makro-plýtvání, která mohou mít větší dopady než plýtvání ve výrobě.
Vliv rozvoj IT
Současný vývoj výpočet umožňuje využívat procesní řízení jako účinný manažerský nástroj, který usnadňuje aplikaci procesního řízení do praxe. Vhodný software je schopen podchytit i interpretovat stovky a tisíce vazeb mezi procesy vzájemně, mezi procesy a zdroji, vazby procesů na rizika, ukazatele, standardy a normy a řadu dalších. Zdálo by se, že zavedením individuálně upraveného SW pro podporu procesního řízení musí být efektivní a účinné. Ale bohužel i zde jsem zaregistroval řadu úskalí, které snižují efektivnost aplikovaného SW a to zejména po roce až dvou letech aplikace. Procesní struktura již není vždy aktuální a její celková výkonnost začne postupně klesat.
Příčiny poklesu výkonnosti procesního řízení
Po několika letém zkoumání a hledání příčin jsem si uvědomoval, že tradičním přístupům musí chybět něco, co systém ukotví a tím se zamezí jeho degradace. A objevil jsem objevené 😊. Vždyť je to tak jednoduché. V rámci aplikace procesního řízení se zapomíná na zásady Demingova cyklu PDCA ve spojením s SDCA.
V praxi chybí koordinovaný soubor trvalých aktivit pro zajištění řádného fungování procesů. Tato úvaha mě přivedla k rozpracování procesního přístupu na základě již zmíněného cyklu PDCA do 4 na sobě vzájemně propojených fází:
P – Správa/organizování procesů
D – Řízení procesů
C – Monitorování procesů
A – Zlepšování a standardizace procesů
Hledání východiska
Další výzvou pro mne bylo identifikovat průběžné aktivity, které podporovaly nejen zlepšování výkonnosti prostřednictvím procesního řízení, ale zajistily, aby tato zlepšení byla snadno proveditelná, ale hlavně udržitelná nejen krátkodobě, ale zejména v dlouhodobém horizontu.
Procesní přístup by měl zahrnovat činnosti: zavedení, kontroly a přezkum politik, pokynů, pravidel, postupů, nástrojů a technologií, které by řídily procesy v rámci organizace. To znamená definovat vhodný rámec pomocí něhož se bude průběžně vytvářet a rozvíjet vhodné prostředí pro fungování procesů.
Abychom to shrnul, lze říci, že vhodně nastavený procesní přístup formou správně nastaveného Modelu správy procesů umožňuje řídit aplikaci a provádění procesního řízení, zahrnující celou organizaci – definovat a objasnit to, co by se mělo udělat, kdo by to měl udělat a jak.
Model správy procesů ovlivňuje efektivnost a účinnost procesního řízení
Vytvořením modelu správy procesů je možné vybudovat spolehlivě fungující procesní uspořádání, ale je nutné pochopit, jaké další faktory musí být zohledněny. Teprve poté je možné vygenerovat spolehlivý rámec, který udrží vaše procesy dlouhodobě výkonné a současně zajistí jejich tak potřebnou pružnost.
Více se dozvíte na našem školení nebo nás kontaktujte.
Ing. Zdeněk Kobert, MBA