Jak používáme nástroje pro řešení problémů
Myslíte si, že se ve vaší firmě při řešení problémů nevyskytuje žádné plýtvání? Pokud za to dáte ruku do ohně, tak je to výborné, můžete se zařadit mezi cca 20 % organizací, se kterými se já setkávám. Zní to poněkud strašidelně, ale bohužel je to prostý fakt. Můj článek, prosím, neberte jako kritiku, ale zamyšlení nad věcmi, o kterých si každá firma myslí, že je perfektně zvládá, protože je dělá přesně podle požadavků zákazníka anebo podle požadavků auditorů.
Efektivnost zlepšování ovlivňují jeho nástroje
A možná zde narazíme na jádro pudla. Tím se nechci dotknout vašich zákazníků ani auditorů. Zkusili jste se zeptat lidí, kteří se účastní procesu řešení problémů, zda jim používané nástroje něco přináší? Co si skutečně myslí o jejich prospěšnosti a smysluplnosti. Jak se jim příslušné formuláře a protokoly vyplňují (nápravná opatření, 8D reporty a další)? Neobsahují pouze formální zápisy, aby „vlk nažral a koza zůstala celá?“ Myslíte si, že systém zlepšování je dostatečně efektivní.? Dosahujete zamýšlených výsledků zlepšování?
Pokud se domníváte, že vaše procesy v oblasti řešení problémů a zlepšování jsou efektivní, a pokud jsou vaši lidé nadšení, chválí si jejich používání a jsou schopni prezentovat konkrétní zlepšení či vyřešení problémů, je vše prováděno správně a patříte mezi „šťastné“ firmy. Pokud, se ale najdou odpovědi, které nejdou publikovat, něco je špatně.
Mohou být nástroje pro řešení problémů zdrojem plýtvání?
V žádném případě nemám patent na rozum a nechci vše hanět, jen vycházím ze současného stavu v českých podnicích, kdy mě management prezentuje své představy a záměry, z kterých mimo jiné zcela jasně rezonuje úsilí o snižování nákladů, nebo-li aktivity související se snižováním plýtváním jsou prioritní.
Plýtvání obvykle hledáme ve výrobních a logistických procesech (nadprodukce, nadbytečné zásoby, zmetky, zbytečný pohyb, nadměrné zpracování, čekání, zbytečná doprava) a neuvědomujeme si, že důležitým zdrojem plýtvání může být systém managementu a jeho související aktivity. V oblasti řešení problémů se jedná zejména o:
„Zbytečné aktivity, používání nerelevantních nástrojů a nepoužívání nástrojů správně“. Používáme formuláře a postupy, které se pro nás nehodí. Například: 8D pro každou drobnou reklamaci, řešení je nelogicky rozděleno mezi obchod a kvalitu (něco řeší obchod, něco kvalita, včetně vedení příslušných dokumentů), atd.. Výše uvedené souvisí se snižování efektivnosti využívání příležitostí (snižuje se efektivnost a účinnost přijatých opatření) a v neposlední řadě se to z psychologického hlediska promítá do chování lidí „Nevyužitý potenciál lidí“.
První oblast plýtvání má přímé dopady na nákladovou efektivnost. Hrozí opakování se problémů nebo se budou projevovat související problémy, které jsme nevyřešily.
Druhá oblast snižuje efektivnost realizace strategických záměrů a podnikových cílů.
Třetí oblast snižuje angažovanost lidí, která může vést až k tzv. „psychologické výpovědi“. „Dělám jen to, co se mi řekne a co je kontrolovatelné“.
Jak z toho ven?
Řešení je zdánlivě jednoduché, ale chce to odvahu, zdravý rozum a trochu inspirace („Chytrému napověz, hloupého kopni“). Odvaha je důležitá pro překonání odporu ke změnám: „Takhle to děláme již dlouho a nikdo si nestěžoval.“
Odvahu je nutné dále doplnit o trpělivost a vyjednávací dovednost se zákazníky, aby jste je přesvědčili, že zajistíte stabilitu kvality produkce i jiným způsob, než jsou oni zvyklí a že to bude i pro ně lepší.
Zdravý rozum je důležitý pro výběr relevantních postupů a nástrojů pro řešení problémů a zlepšování.
Inspiraci naleznete nejen na našich školeních. Stačí si uvědomit, že vše se dá zlepšit a nebát se otevřít oči.
Uvidíte, že je možné systém řešení problémů zjednodušit, což vaši kolegové zcela jistě ocení. A hlavně vás určitě potěší, že to lidi bude více bavit. Vždyť smysluplnost práce je jedním z klíčových motivačních faktorů!
Ing. Zdeněk Kobert, MBA
